Come dimostrare al cliente che le pulizie sono state fatte

Quando un cliente dice «non siete passati», rispondi con quello che si è registrato durante il lavoro: l'ora di inizio e di fine, la checklist spuntata, le foto prima e dopo. Se lo raccogli ogni volta, a fine mese puoi mandare al cliente tutti i resoconti prima che sia lui a chiederli.

Perché un cliente contesta un lavoro fatto?

Le pulizie si fanno la sera, la mattina presto o a ufficio chiuso, così il cliente non vede nessuno: vede il risultato, a volte il giorno dopo, quando le scale sono già di nuovo sporche.

Altre volte il lavoro non si è potuto fare. L'operatore ha trovato la porta chiusa o il cliente assente, e tu lo vieni a sapere quando arriva la lamentela. Oppure il cliente si aspetta una cosa che nessuno ha scritto: i vetri ogni settimana, il frigorifero dell'ufficio. Senza niente in mano resta la tua parola contro la sua, e ogni discussione ti costa tempo e a volte il cliente.

Quali prove convincono il cliente?

Il cliente che contesta fa sempre le stesse domande: quando siete venuti, cosa avete fatto, com'è rimasto il posto. Per ognuna serve una prova raccolta sul posto, mentre si lavora.

Una sola di queste regge poco: gli orari senza foto non mostrano il risultato, e le foto senza orari non dicono quando sono state scattate.

Come si raccolgono le prove senza un gestionale?

Con quello che c'è: il foglio firme in portineria, le foto mandate su WhatsApp, il messaggio «fatto» a fine turno. Regge finché i clienti sono pochi. Poi le foto restano nel telefono di chi le ha scattate, il foglio si perde, e quando il cliente chiama scorri settimane di chat per trovare la sera giusta.

Se lavori così, quattro accorgimenti ti aiutano da subito:

1. Una chat per cliente, invece di una per tutta la squadra: le foto di quel cliente stanno in un posto solo.
2. Le foto sempre dalla stessa inquadratura, prima e dopo: il confronto si vede senza spiegarlo.
3. Il foglio firme fotografato a fine mese e mandato nella chat di quel cliente, prima che si perda.
4. Le attività e la loro frequenza scritte nel contratto: una contestazione su una cosa non scritta si chiude prima.

Come raccoglie le prove CleanFlow?

In CleanFlow le prove le raccoglie l'operatore dal telefono mentre lavora, e restano attaccate al lavoro di quel cliente.

1. All'arrivo tocca «Inizia il lavoro», e CleanFlow registra l'ora.
2. Durante spunta la checklist: le voci della struttura, più quelle aggiunte per quel lavoro. Se lascia indietro una voce obbligatoria, l'app glielo dice prima che chiuda.
3. Le foto «Prima» e «Dopo» le scatta dal telefono. Se il campo salta dopo l'inizio, restano in coda e partono quando torna il segnale, con l'app aperta; per questo è meglio dare l'inizio quando il telefono prende.
4. Alla fine tocca «Completa lavoro», e CleanFlow registra l'ora.
5. Se non può lavorare, sceglie nel riquadro «Comunica all'ufficio» il motivo, per esempio «Accesso negato» o «Cliente assente», e lo manda con «Invia all'ufficio». Ti arriva subito un avviso nell'app, e l'email se la preferenza è accesa.

Gli orari di inizio e di fine li scrive solo l'operatore assegnato a quel lavoro. In ufficio le ore si possono correggere, ma la correzione resta firmata, e un lavoro chiuso dall'ufficio nel calendario risulta «senza check-in sul posto».

Come si mandano le prove al cliente?

Ogni lavoro completato ha il suo resoconto in PDF, con orari, checklist, note e fino a 12 foto. Lo scarichi dalla pagina Report, dove cerchi il cliente: puoi prenderne uno, oppure selezionare tutti i lavori del mese e scaricarli insieme, da mandare all'amministratore prima che li chieda. Rileggilo prima di mandarlo, perché dentro ci sono anche i nomi degli operatori e le note scritte per l'ufficio.

Cosa rispondere a un cliente che contesta le pulizie?

Rispondi con i fatti di quel giorno, il prima possibile e per iscritto.

1. Nella pagina Report cerca il cliente e apri il resoconto del giorno contestato.
2. Mandaglielo con due righe: a che ora è cominciato il lavoro e cosa è stato fatto.
3. Se una voce della checklist manca, dillo e proponi quando ripassare.
4. Se la contestazione torna sempre sulla stessa zona, aggiungi quella voce alla checklist della struttura: da quel giorno compare in ogni lavoro lì.
5. Se il cliente si aspettava un'attività che il contratto non prevede, scrivila con la sua frequenza e il suo prezzo.

Quanto costa raccogliere le prove con CleanFlow?

Checklist, foto, orari e resoconti in PDF ci sono in tutti i piani, dal Pro a 129 € al mese IVA esclusa, con 14 giorni di prova gratuita. Il dettaglio è nella pagina dei prezzi, e per scegliere fra i gestionali c'è come scegliere un gestionale per imprese di pulizie.

Domande frequenti

Cosa faccio se il cliente dice che non siamo passati?

Cerca il cliente nella pagina Report e mandagli il resoconto di quel giorno, con l'ora di inizio e di fine, la checklist e le foto prima e dopo. Se quel giorno il lavoro non si è potuto fare, ti era arrivato l'avviso dell'operatore con il motivo, che resta nelle note del lavoro.

Serve il GPS per dimostrare che le pulizie sono state fatte?

In CleanFlow no. Le prove sono gli orari dei tocchi su «Inizia il lavoro» e «Completa lavoro», la checklist e le foto, raccolti nel resoconto. La posizione dell'operatore l'app non la registra.

Il cliente può vedere le foto delle pulizie?

Le vede nel resoconto in PDF che gli mandi tu, fino a 12 per lavoro, insieme a orari e checklist. Decidi tu quando mandarlo e a chi.

Serve una checklist diversa per ogni cliente?

Conviene una checklist per struttura, perché un ufficio e una scala condominiale chiedono cose diverse. In CleanFlow la scrivi una volta sulla struttura; per un lavoro speciale aggiungi delle voci solo su quel lavoro, e l'operatore le trova tutte nella stessa lista.